A Locação de equipamentos tem sido a melhor escolha para quem quer reduzir o investimento em ativos não estratégicos e ter acesso ao que há de mais moderno no mercado de equipamentos para obras e serviços de manutenção.
Este conteúdo é ideal para entender melhor sobre a locação. Saiba quais são os 7 passos da locação de equipamentos que contemplam tudo que você precisa saber sobre esse processo e tome uma decisão consciente. Esse post é apenas um resumo sobre o assunto, e ao final disponibilizamos um material mais aprofundado que contém todas as etapas da locação de equipamentos, incluindo cada uma das ações a serem executadas.
Alugar ou Comprar?
A primeira fase desse processo é decidir: comprar ou alugar?
A locação é vista como uma ótima alternativa para obras de curta duração ou para empresas que não esperam usar com frequência equipamentos muito específicos. O aluguel de máquinas é indicado especialmente para esses casos.
Ao adquirir uma máquina, os custos de propriedade direta exigem uma utilização contínua para que o valor do investimento seja abatido antes da depreciação do equipamento. Com o aluguel, a empresa perde a proteção de depreciação fiscal oriunda da propriedade da máquina, mas obtém uma dedução fiscal, pois os pagamentos de aluguéis são tratados como despesas.
Escolha da Empresa
O segundo passo da locação de equipamento é a escolha da empresa. Pode parecer algo fácil, haja vista a quantidade de empresas que atuam nesse ramo. Porém, é preciso ter em mente e avaliar algumas características fundamentais desses prestadores de serviço, para que a sua obra não seja interrompida devido a problemas com fornecedores.
É de extrema importância se informar sobre a presença mercadológica da empresa, o tamanho do seu portfólio, se a empresa oferece serviço de assistência técnica, além de se informar em relação a qualidade do fornecedor através de entidades como a ABRASFE e o Sindileq.
Negociação
A fase de negociação é a terceira do processo de locação de equipamentos e uma das maiores preocupações daqueles que buscam alcançar custos baixíssimos com a locação de equipamentos. Para ajudar você a conseguir melhores condições, mas sem perder o foco em todos os demais critérios analisados na definição do fornecedor, verifique o prazo do contrato e se há outros equipamentos a serem locados no período de execução da obra, assim você pode conseguir preços mais interessantes e condições no processo de locação.
Outro fator importante que deve ser considerado nessa fase diz respeito aos índices de ajustes periódicos apresentados durante a vigência do contrato. A realização de uma simulação desses ajustes irá ajudá-lo a prever e se precaver quanto aos gastos fixos durante a obra.
Fechamento
Definida a empresa a ser contratada, o preço, o prazo e as condições da prestação de serviço, é fundamental avaliar as cláusulas contratuais, se existem cobranças nas entrelinhas, avaliar não apenas o preço de locação mas também o valor de futuras indenizações, checar a existência de serviços agregados à locação que podem ser cobrados.
Nesta fase também é importante avaliar a localização geográfica do fornecedor caso o frete não esteja incluso no contrato, uma vez que os gastos com o transporte da carga podem aumentar consideravelmente os custos finais da locação e até mesmo inviabilizá-la tornando a compra mais rentável, por exemplo.
É muito importante na fase de fechamento, que você disponibilize um representante da sua empresa para realizar a conferência da carga, pois nem todas as locadoras exigem do contratante esse profissional. Essa ação é fundamental para garantir a conferência dupla dos equipamentos que estão sendo carregados, para verificar se os equipamentos descritos na nota são os mesmos que estão sendo despachados, tanto em descrição, quantidade e qualidade.
Armazenamento
Com os equipamentos em obra, agora é sua responsabilidade cuidar deles. Zelar por eles é contribuir para que os equipamentos não apresentem problemas, assim você não precisará acionar a assistência técnica e, por consequência, a sua obra não será paralisada pelo mau uso dos equipamentos locados.
Por isso, armazene os equipamentos em local seguro e longe de intempéries que possam danificá-lo (como chuva, sol, umidade etc.). Manuseie os equipamentos conforme instrução do fornecedor, realizando as manutenções periódicas necessárias, como troca de óleo e água.
Cada equipamento pode apresentar níveis de manutenção periódicas diferentes, por isso é importante instruir o seu time sobre possíveis avarias do equipamento que podem acarretar em indenizações. Para facilitar o uso e armazenamento dos equipamentos, organize de forma lógica os materiais, a fim de que eles não sejam perdidos ou confundidos com sucata.
Devolução
Finalizado o período de uso do equipamento é hora de conferir, juntamente com a empresa locadora, os itens locados para realizar a devolução. Para resguardar a sua empresa, é muito importante registrar a conferência, seja via documento fiscal ou não fiscal.
Durante a gestão do contrato é fundamental monitorar as devoluções, isso porque pode ocorrer de um dos itens locados ter o seu uso finalizado antes do prazo previsto em contrato e então ser devolvido à locadora.
Nesse caso, verifique com o seu fornecedor se há um saldo no contrato devido à devolução antecipada.
Assim, é crucial levantar quanto de equipamento está em sua obra, para ajustar o valor do faturamento que se seguirá, de forma que o saldo do contrato seja igual ao saldo na obra do cliente.
Encerramento do Contrato
Essa é a última etapa do processo de locação de equipamentos e que exige ações obrigatórias para finalizar a parceria com a empresa fornecedora. Por isso fique atento! As empresas locadoras somente efetuam o encerramento do contrato quando a remessa de equipamentos locados for integralmente devolvida.
Assim, verifique a possibilidade de haver equipamentos faltando peças ou partes, pois isso pode dificultar o encerramento do contrato e, consequentemente, a locação permanecerá ativa. Quando houver a última devolução, informe imediatamente ao fornecedor para que ele proceda com o encerramento do contrato e avalie quais serão os desembolsos finais com o encerramento.
Caso isso não ocorra, o fornecedor poderá continuar cobrando a locação de equipamentos faltantes. Após a negociação dos valores finais e das emissões das últimas faturas, exija da locadora um documento que encerre o contrato, vinculando à quitação da última fatura, caso exista. Com a devolução concluída, solicite para a locadora um documento que ateste que as locações estão encerradas, e com isso, a sua empresa não terá “sustos” com novas cobranças.
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